Privacyverklaring

In het kort

• Monaloop, een handelsnaam van Alferink Consultancy verwerkt je gegevens om je boekhouding en aangiften te doen, en omdat de wet dat vraagt (onder meer de Wwft).
• Je gegevens staan op servers in de Europese Unie. Alleen voor het lezen van documenten met AI gaan ze ook naar de Verenigde Staten, met afspraken die ze beschermen. Een mens controleert altijd wat de AI voorstelt.
• We verkopen je gegevens niet en gebruiken geen cookies om je te volgen.
• Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, voor zover de wet ons niet verplicht ze te bewaren. Mail naar kantoor@monaloop.nl.

Wie wij zijn

Monaloop, een handelsnaam van Alferink Consultancy is een administratiekantoor voor zzp'ers en andere ondernemers. Wij zijn verantwoordelijk voor wat in deze privacyverklaring staat.

• Adres: Doris Lessinglaan 72, 2553 ZB 's-Gravenhage
• KvK-nummer: 94576289
• E-mail voor privacyvragen: kantoor@monaloop.nl
• Website: https://monaloop.nl

Deze verklaring geldt voor klanten, mensen die klant willen worden, hun fiscale partners, en de mensen met wie onze klanten zaken doen. Ze geldt ook voor wie deze site bezoekt.

Welke gegevens we verwerken en waarom

Je boekhouding en je aangiften

Om je boekhouding te voeren en je aangiften te doen, verwerken we wat je ons aanlevert en wat we via je bank ontvangen. Denk aan facturen, bonnen, bankafschriften, je omzet en kosten, en voor de aangifte inkomstenbelasting ook gegevens over je privésituatie en die van je fiscale partner.

• Waarom mag dat: we hebben een overeenkomst met je (art. 6 lid 1 sub b AVG), en de wet verplicht ons tot bepaalde dingen, zoals bewaren (art. 6 lid 1 sub c AVG).
• Onze rol: hiervoor zijn wij zelf verantwoordelijk. We voeren je boekhouding en doen je aangiften met onze eigen kennis en onder onze eigen beroepsplichten.

Gegevens van anderen in je administratie

Op je facturen en afschriften staan ook gegevens van anderen: je klanten, je leveranciers, je fiscale partner. Die verwerken we alleen voor je boekhouding en aangiften. Waarom mag dat: het is nodig om de opdracht uit te voeren en om aan de wet te voldoen (art. 6 lid 1 sub c en f AVG).

Wat je zelf in het portaal doet

Maak je in het portaal zelf facturen voor je klanten of registreer je uren, dan verwerken wij die gegevens namens jou. Daarvoor ben jij verantwoordelijk, en wij zijn je verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersbijlage bij onze algemene voorwaarden.

Het onderzoek dat de Wwft vraagt

Voordat we voor je gaan werken, en zolang we voor je werken, moeten we vaststellen wie je bent. Dat vraagt de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). We vragen daarvoor:

• je naam, geboortedatum, adres en nationaliteit;
• een kopie van je identiteitsbewijs, waarop je het burgerservicenummer onleesbaar maakt;
• je onderneming, en wie daar de eigenaars van zijn;
• of je een politiek prominent persoon bent.

Waarom mag dat: het is een wettelijke plicht (art. 6 lid 1 sub c AVG). We gebruiken deze gegevens alleen voor de Wwft. Zien we een ongebruikelijke transactie, dan kunnen we verplicht zijn die te melden bij de FIU-Nederland. De wet verbiedt ons om je dat te vertellen.

Je account in het portaal

Voor het inloggen verwerken we je naam, je e-mailadres en wanneer je inlogt. We sturen je een inloglink of een code per e-mail. Waarom mag dat: het is nodig voor de overeenkomst, en om het portaal te beveiligen (art. 6 lid 1 sub b en f AVG).

Contact, offertes en onze facturen

Als je contact met ons opneemt, klant wilt worden, of als we je onze factuur sturen, verwerken we je naam, contactgegevens en betaalgegevens. Waarom mag dat: voor de overeenkomst en voor onze eigen boekhouding, die we volgens de wet moeten bewaren (art. 6 lid 1 sub b en c AVG).

Gevoelige gegevens

• Burgerservicenummer. Ons systeem vraagt nooit om je burgerservicenummer. Voor de aangifte inkomstenbelasting is het wel nodig, omdat de Belastingdienst het vraagt; het staat dan in het aangiftepakket dat we daarvoor gebruiken. Staat het op een stuk dat je ons stuurt, zoals een aanslag of een brief van de Belastingdienst, dan bewaren we dat stuk beveiligd in je administratie, en leest de AI het mee.
• Gezondheid. Voor de aangifte inkomstenbelasting kunnen zorgkosten een aftrekpost zijn. Dan verwerken we die kosten, met je toestemming voor dat doel.
• Gegevens over de gezondheid van anderen, zoals een afrekening van een zorgpraktijk met namen of behandelingen van patiënten, hebben we voor je boekhouding niet nodig. We vragen je zulke stukken niet aan te leveren, of alleen met het totaal per periode. Komt er toch zo'n stuk binnen, dan verwijderen we het en vragen we je om een versie met alleen de totalen.

Hoe we AI gebruiken

Een AI-model leest de documenten die je aanlevert, zoals facturen en bonnen, en stelt een boeking voor. Het model is Claude van Anthropic.

• De documenten gaan daarvoor naar Anthropic, ook naar servers in de Verenigde Staten.
• Anthropic gebruikt ze niet om zijn modellen te trainen. Anthropic verwijdert ze na 30 dagen, of later als zijn systemen een verzoek als misbruik markeren.
• Een mens beslist. Wat de AI voorstelt, is een concept. Wij controleren het voordat we iets boeken of aangeven. De AI neemt geen besluiten over je en geeft je geen advies.
• AI hoort bij onze werkwijze. Is de AI een keer niet beschikbaar, dan verwerken we je documenten met de hand.

Wie je gegevens ontvangen

We geven je gegevens alleen door als dat nodig is voor ons werk, of als de wet het vraagt. We verkopen ze nooit.

Met elke partij die gegevens voor ons verwerkt, hebben we een verwerkersovereenkomst. Daarin staat dat ze de gegevens alleen voor ons gebruiken en ze goed beveiligen.

Gegevens buiten de Europese Unie

Voor het lezen van documenten met AI gaan gegevens naar Anthropic in de Verenigde Staten. Die doorgifte is beschermd met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 AVG). Ze staan in de verwerkersovereenkomst met Anthropic. Een kopie kun je bij ons opvragen. Andere gegevens blijven in de Europese Unie.

Hoe lang we je gegevens bewaren

Hoe we je gegevens beveiligen

• Elke klant heeft een eigen, afgeschermde database.
• Verbindingen zijn versleuteld.
• Wij loggen in met twee-stapsverificatie.
• Back-ups zijn versleuteld en staan op een andere plek. We testen elke maand of we ze kunnen terugzetten.

Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan leggen we dat vast. Is er een risico voor je, dan melden we het bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en bij een hoog risico ook aan jou.

Cookies

Deze site gebruikt alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en de site veilig te laten werken. We gebruiken geen cookies om je te volgen of om advertenties te tonen, en geen analysediensten van anderen.

Je rechten

Je mag:

• je gegevens inzien;
• ze laten verbeteren;
• ze laten verwijderen;
• de verwerking laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar bestand krijgen;
• bezwaar maken tegen een verwerking die we op ons gerechtvaardigd belang baseren.

Mail je verzoek naar kantoor@monaloop.nl. We antwoorden binnen een maand. Soms vragen we je eerst om te laten zien wie je bent.

Soms mogen we een verzoek niet of niet helemaal uitvoeren. Bijvoorbeeld als de wet ons verplicht gegevens te bewaren, of als de Wwft ons verbiedt informatie over een melding te geven. Dan leggen we uit waarom.

Een klacht

Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via kantoor@monaloop.nl. Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Verandert er iets in hoe we met je gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staan de versie en de datum.